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Aktenarchivierung

Kosten- & Platzersparnis durch externe Aktenarchivierung


In jedem erfolgreichen Unternehmen werden Arbeitsabläufe stetig optimiert. Kaum ein Unternehmensbereich bleibt ausgespart. Einzige Ausnahme: das Archiv. Gesetzliche Auflagen zwingen Unternehmen dazu, Dokumente aufzubewahren. Das kostet wertvollen Raum, bindet teure Arbeitskraft und erfordert einen hohen Sicherheitsaufwand. Hier gibt es erhebliche Einsparungspotenziale, denn: Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, sagt aber nicht, wo sich das Archiv zu befinden hat.


Vorteile einer externen Aktenarchivierung

Mit der Entscheidung für die Auslagerung Ihrer Akten verbessern Sie die gesamte Infrastruktur Ihrer bisherigen Archivierung und sichern sich langfristig einen optimalen Zugang zu Ihren Dokumenten. Weitere Vorteile sind:

  • Mieteinsparung aufgrund Abrechnung der tatsächlich eingelagerten Metern
  • Platzeinsparung durch externe Lagerung
  • Ihr Personalaufwand und Suchkosten reduzieren sich
  • Ihre Dokumente lagern in unseren VdS-gesicherten Lagerräumen
  • Innerhalb 2 Stunden werden die angeforderten Akten per Kurier oder Fax zu Ihnen geliefert
  • Akten befinden sich in gesicherten Lagern – Alarmanlage, mit Schaltung auf Wachschutz, Videoüberwachung, Zugangsbeschränkung
  • Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Altakten kümmern wir uns um die sichere Vernichtung & Entsorgung Ihrer vertraulichen & sensiblen Akten

Referenzen

Unsere Kunden für die Aktenarchivierung kommen aus den verschiedensten Wirtschaftszweigen, u. a. Automobilindustrie, Versicherungsgesellschaften, Ministerien, Ärzte, Pharmaindustrie und öffentliche Verwaltung. Mehr dazu in unseren Referenzen.

Ablauf Aktenarchivierung

Der Ablauf einer Aktenarchivierung läuft bei uns folgendermaßen ab:


1) Kontakt

Wenn Sie mehr über unsere Archiv-Service erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns unter folgender Kontaktadresse:





2) Abholung
Zum vereinbarten Termin holen wir Ihre Akten und Dokumente bei Ihnen vor Ort ab.


3) Erfassung der Akten

Wir erfassen alle Akten in unserem Archivsystem. Zur Lagerung Ihrer Akten verwenden wir eigens angefertigte Archivkartons, wobei in einen Karton insgesamt 5 Aktenordner verstaut werden können. Anhand unseres intuitiven Archivsystems können wir bei einer Abfrage ihrerseits schnell reagieren.

Selbsterfassung der Akten:
Sie haben die Möglichkeit die Akten vorab selbst zu erfassen. Dabei ist es notwendig, unsere vorgefertigte digitale Tabelle auszufüllen, in der die Akten eingetragen werden. Die Akten werden anschließend in die dafür vorgesehenen Archivkartons gepackt.

4) Abfrage von Akten:

Um eine Abfrage durchzuführen, benötigen die berechtigten Mitarbeiter einen gültigen Lagerpass. Nur dann können wir Ihre Anfrage bearbeiten und Ihnen die angeforderten Akten zukommen lassen.

Die Anfrage kann über folgende Wege erfolgen:









5) Anliefern der Akten

Nachdem Sie uns eine Abfrage zugesendet haben, kümmern wir uns um die schnellstmögliche Anlieferung. Hierbei können wir Ihnen verschiedene Varianten anbieten:
  • Anlieferung innerhalb 2 Stunden
  • Anlieferung innerhalb 24 Stunden
  • Anlieferung per Post (Einschreiben)
  • Selbstabholung

Die Übergabe findet persönlich durch einen unserer Mitarbeiter statt. Aufgrund unserer hohen Sicherheitsbestimmungen übergeben wir die Akten nur den verantwortlichen & eingetragenen Personen aus Ihren Unternehmen. Eine Übergabe an nicht autorisierte Personen ist nicht möglich – auch nicht in Ausnahmefällen.

6) Rücktransport

Wenn Sie die Dokumente nicht mehr benötigen, dann kommen die Akten wieder zurück an ihren ursprünglichen Platz zu uns ins Lager. Der Rücktransport erfolgt entweder per Post oder bei der Übergabe weiterer Akten zu einem späteren Zeitpunkt.


In einem gemeinsamen persönlichen Gespräch können wir Ihre offenen Fragen klären und über weitere Details sprechen. Wir würden uns sehr darüber freuen, wenn wir Ihre Akten und Dokumente sicher in unseren hochgesicherten Lagerhallen, welche nach DIN EN ISO 9001:2008 (Qualitätsmanagement) zertifiziert sind, verwahren dürfen.