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Aktenvernichtung

Sicher und professionell


Neben der Akteneinlagerung bieten wir im Anschluss als Service auch die Aktenvernichtung an. Dabei arbeiten wir mit einem renommierten Entsorgungsfachbetrieb aus Sachsen zusammen, die für die fachgerechte Entsorgung zuständig ist. Bei der Vernichtung der Akten können Sie sichergehen, dass dies sorgfältig und nach den höchsten Sicherheitsauflagen erfolgt. Wir, sowie das Entsorgungsunternehmen, arbeiten nach den aktuellen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und sind nach DIN EN ISO 9001:2008 Qualitätsmanagement (Grove Spedition Gmbh) zertifiziert.
 

Es gibt verschiedene Gründe, seine Akten und Unterlagen fachgerecht zu entsorgen:


  • Datenschutz (Vernichtung sensibler Daten: Personalakten, Krankenakten usw.)
  • Vertrauliche Daten (bspw. Unterlagen der Geschäftsführung)
  • Notwendigkeit eines Vernichtungszertifikat (zum Nachweis für bestimmte Institutionen)
  • Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Wir organisieren Ihnen gerne eine reibungslose Vernichtung Ihrer Akten. Auch für den Fall, dass Sie keine Akten bei uns eingelagert haben, können wir Ihnen bei der Entsorgung Ihrer Unterlagen behilflich sein. Daher kann die Vernichtung Ihrer sensiblen Dokumente auf zwei verschiedenen Wegen erfolgen:

1) Akteneinlagerung mit anschließender Aktenvernichtung

  1. Wenn Ihre Akten bereits bei uns archiviert sind, dann werden diese nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist direkt von unserem Lagergebäude zum Vernichtungsort gebracht.
  2. Vorab erhalten Sie von uns einen Vernichtungsvorschlag. Anschließend warten wir auf Ihre Freigabe, erst dann leiten wir die Vernichtung der Akten ein.
  3. Nachdem die Akten ordnungsgemäß geschreddert und entsorgt sind, erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat. Dieses Zertifikat können Sie anschließend bestimmten Institutionen als Nachweis der Aktenvernichtung vorlegen.

2) Abholung und Vernichtung Ihrer Altakten bei Ihnen vor Ort

  1. Wir vereinbaren mit Ihnen einen Termin für die Bereitstellung eines verschließbaren Sicherheitsbehälters.
  2. Terminvereinbarung für die Anlieferung eines Sicherheitsbehälters.
  3. Wenn der Behälter bei Ihnen vor Ort ist, haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • die Akten sofort in den Behälter einwerfen – die Ordnerhüllen können mit eingeworfen werden, dies erspart Stress und Zeit
    • der Sicherheitsbehälter bleibt 1 Monat bei Ihnen stehen und Sie haben genügend Zeit diesen zu befüllen (die 1. Monatsmiete ist im Preis bereits mit enthalten)
  4. Hinweis: Die Zerkleinerungsanlage ist darauf ausgelegt, komplette Aktenordner (also inklusive Ordner) zu zerschreddern. Daher entfällt das mühselige raustrennen der Dokumente.
  5. Zum Vernichtungsort werden die Sicherheitsbehälter in einem Fahrzeug mit fest verschlossenem Sicherheitsaufbau transportiert. Die Mitarbeiter die für die Vernichtung zuständig sind, werden sorgfältig überprüft, geschult und sind nach § 5 des BDSG zur Verschwiegenheit verpflichtet.
  6. Der Entsorgungsfachbetrieb vernichtet die Akten nach den geltenden BDSG auf einem hermetisch gesicherten Betriebsgelände.
  7. Sie erhalten ein offiziell gültiges Vernichtungszertifikat. Falls notwendig, können Sie dieses Zertifikat anschließend bestimmten Institutionen vorweisen.

Zusatzleistungen

Gerne kümmern wir uns auch um die fachgerechte Entsorgung von harten Datenträgern (z. B. Magnetbänder, CD-ROM, Scheck- & Identkarten) Festplatten und Monitore. Im Anschluss händigen wir Ihnen ein Vernichtungszertifikat aus, das die rechtmäßige Vernichtung Ihrer Akten oder Hardware bestätigt.


Weitere Informationen finden Sie in unserem Beiblatt zur Akten- und Datenvernichtung (PDF - 228KB) und unserem „Bestellblatt für Akten- Datenvernichtung“ (PDF – KB). Hier finden Sie Informationen bzgl. des Entsorgungsunternehmens und Ihre Pflichten nach einer Auftragserteilung bei uns.